工作上的時間管理

我對時間管理概念開始有興趣，是在專科念書時期。在學校圖書館裡，看了一本有關生涯規劃的書，深刻覺得時間管理更重要。因為許多的生涯規劃，必須靠時間去做好每一件事，不能平白浪費時間。試想，一個會浪費時間的人，怎麼會對自己的生涯有好的規劃呢？我當時是這麼想的。

雖然時間管理的書，內容總是大同小異，但我就是喜歡看。每看一次，就會自省一次，然後整個人像是加滿了油的車子一般，衝勁十足。無論是在工作上，或是在個人進修學習上，都會更有信心去實踐每一個想完成的事情。

專科畢業後，剛開始的工作不理想，斷斷續續的嘗試，或乾脆休息一下再找下一個工作。於是在平日大家都上班的時間，一個人到國家圖書館，又找了有關時間管理的書，拿出了筆記本，將重要的、會影響我觀念的句子抄寫在筆記本上。

但是這些筆記本，不知什麼原因，都沒有被我留下。也許是不見了，也許是抄寫太亂被丟棄了。甚至我現在手邊一本時間管理的書都沒有。因為看了很多，而對我有用的觀念，我也都記得了，所以不需要再將這些資料或書籍留在身邊。就算留住了，我也不見得有需要再去翻找出來，畢竟現在網路資訊這麼發達，需要資料，上網找就好。

【工作上的時間管理】

對於時間管理，讓我印象很深刻的幾個觀念如下：

第一個重要的觀念是──「重要的事先做」。有了這個觀念，我在處理工作或個人私事時，總是能如期完成許多困難的事情。

第二個重要的觀念是──「討厭的事先做」。愈是害怕的事情，愈要先去解決。先破除讓自己心煩的事，才不會將壓力一直帶在身上，造成晚上睡不著，或是沒有食慾吃飯的精神及生理壓力。

第三個重要的觀念，我稱之「各個擊破法」。也就是先將問題分類，將比較類似的問題統一處理。因為問題也許大同小異，但許多問題加在一起，看起來就複雜了。將問題分類之後，一次專注處理一個類別，就容易多了。

第四個重要的觀念，我稱之「時間倒數法」。若主管交辦一個專案需要在「一個月」內完成，則必須先將非上班日扣除，然後再區分「四個星期」，列出每一個星期必須達成的目標。但人們往往有拖延的習慣，或是遇到突發的狀況，因此我會將目標設定為「三個星期」，而將最後一個星期作為預留的緩衝時間。然後將須達成的目標規劃在「三個星期」裡面，由最後一週往前設定目標。為什麼不是由第一週往後設定目標？因為往往時間是不夠的，只要是由前往後推算時間，一定會發現時間根本不夠用。而由後往前安排，時間就一定夠嗎？當然也不見得，但至少在規劃同時，會給自己一個「倒數」的概念，也就是必須將每一個執行階段的時間都壓縮，才有辦法如期完成。若真的時間仍不足，則再將最後一週預留的時間，挪出三天規劃進去。

第五個重要的觀念，我稱之「時間安排法」。也就是以「每一天」為單位，再將每一天分為三個時段：「上午」（9:00~12:00）、「下午」（13:30~16:00）、「傍晚」（16:00~17:30）。「上午」通常精神較好，效率也較高；「下午」剛吃飽，或剛睡了沒睡好的午覺，效率差一些；「傍晚」或許剛吃過下午茶，心情正好，再加上想早一點下班、不想加班的心態，效率又高一些。

然後，視自己手邊要處理的所有事情，平均將需要完成的任務或專案，分配在每一天的這三個時段裡。

第六個重要的觀念，我稱之「提早準備法」。比別人早一點到公司，比別人先展開任務執行，比別人先提早發現問題，相對的，也可以比別人先解決問題，比別人先完成任務。

以上是自己對於時間管理運用在工作上的心得。雖然自己以往也只是個幹部，還不到主管的階級，但是在面臨許多工作時，都能儘量運用以上自己整理的時間管理觀念，盡可能的如期的完成任務。

當然，在工作上，自己有時間管理是不夠的，要面對最大的困難是──別人沒有時間觀念。因此，組員的工作進度落後，也等同造成個人的工作進度落後。所以，我經常苦口婆心的將自己對時間管理的觀念，灌輸給組員。

以上是個人對時間管理的淺拙，提供參考。